List di SharePoint mempunyai batasan efektif sampai 2000 item. Jika jumlah item di sebuah list sudah melebih 2000, kemungkinan performa list tersebut bisa turun. Oleh karena itu cukup penting untuk menjaga jumlah item dalam sebuah list tetap di bawah 2000. Salah satu caranya adalah dengan meng-archive dokumen-dokumen tertentu. Misalnya kita punya sebuah field dalam sebuah dokumen dimana field itu menunjukkan status. Jika statusnya sudah Closed, dokumen tersebut bisa kita pindahkan ke dokumen library lain yang memang diperuntukkan sebagai archiving.
Dalam posting ini saya akan mendemokan penggunaan SharePoint Designer 2007 untuk membuat workflow yang memantau field Status, dan apabila nilai dari field ini berubah menjadi Closed, dokumen tersebut akan dipindahkan ke Archived Library. Saya menggunakan SharePoint site yang sebelumnya sudah dibuat di port 100 untuk keperluan demo ini.
Ikuti langkah-langkah berikut ini untuk membuat workflow tersebut.
- Buka Shared Document di http://namaserver:100, tambahkan kolom baru dengan nama Status dengan tipe Single Line of Text.
- Buat document library baru dengan nama Archived Library, tambahkan kolom Status di document library tersebut.
- Buka SharePoint Designer 2007, http://namaserver:100.
- Klik File -> New -> Workflow
- Kasih nama Archiving Workflow
- Attach workflow ke Shared Document
- Centang Automatically start this workflow when a new item is created.
- Buat step 1 dari workflow agar menjadi seperti di bawah ini:
Intinya action dari step 1 ini kita menunggu kolom Status berubah menjadi 'Closed', kemudian meng-copy item tersebut ke Archived Library lalu menghapus item yang ada di Shared Library.
- Klik Finish.
- Cobalah membuat dokumen baru di Shared Documents.
- Perhatikan bahwa dokumen tersebut ada di Shared Documents.
- Lalu edit properties dokumen tersebut dengan mengubah nilai dari kolom Status ke 'Closed'.
- Perhatikan bahwa setelah aksi tersebut, dokumen telah dipindahkan ke Archived Library.
Sampai di sini saya sudah mendemokan bagaimana kita bisa memanfaatkan SharePoint Designer 2007 untuk menjalankan workflow yang akan meng-archive dokumen berdasarkan kolom status dari dokumen tersebut. Semoga bermanfaat.